הודעה עבור עובד שמרבית פעילותו מול ארה”ב מומלץ לפחוח באנגלית ולציין שהודעה בעברית תינתן בהמשך

גם אם בוצעה העברה של קו הטלפון לעובד אחר מומלץ לשים הודעה

 אם אי אפשר לבצע העברה מומלץ להקשיב למענה הקולי לפחות פעם ביום

אם אפשר מומלץ לפנות לרשימת אנשי הקשר של העובד וליידע על איש קשר חליפי

דוגמה להודעה

אם אפשרי על פי נהלי החברה ממולץ לבצע העברה של  איימל העובד לעובד חלופי

.בכל מקרה מומלץ להפעיל הודעה אוטומטית של מחוץ למשרד

גם אם לא ידוע תאריך חזרה עדיף לכתוב תאריך ולעדכן אם צריך להאריך, אם זה לא ניתן תשתמשו בנוסח הבא

הדוגמה הראשונה מתאימה אם מדובר בעובד שיכול לענות  לטלפון. שימו לב שהמספר המוצג יאפשר חיוג מארצות הברית כלומר 972

Subject: Out of Office

Hello,

Thank you for your email. Thank you for your email. I am currently out of the office for several weeks, and I do not have an exact return date at this time. While I won’t have access to email during this period, I will be available to answer phone calls.

If you received this out-of-office message, please resend your email to [Alternate Email Address] for assistance. [Alternate Contact’s Name] will be able to help you during this time.

For any urgent matters that require immediate attention, please call me directly at [Your Phone Number]. I will do my best to assist you over the phone. If I am unable to answer immediately, please leave a voicemail with your contact information, and I will return your call as soon as possible.

I apologize for any inconvenience this may cause and appreciate your understanding. Please be assured that I will address any urgent issues promptly via phone.

Thank you for your understanding, and I look forward to speaking with you soon,

Best regards, [Your Name]

הדוגמה הבאה  מתאימה אם העובד לא יכול לענות  גם לטלפון

Subject: Out of Office

Hello,

Thank you for your email. I am currently out of the office for several weeks, and I do not have an exact return date at this time. During this period, I won’t have access to email or phone.

If you received this out-of-office message, please resend your email to [Alternate Email Address] for assistance. [Alternate Contact’s Name] will be able to help you during this time.

I apologize for any inconvenience this may cause and appreciate your understanding.

I look forward to responding to your email as soon as I’m back.

Best regards, [Your Name]

לצערנו אין פתרונות אחד שמתאים לכל החברות ונשמח  לשוחח אתכם ולייעץ פרטני

מצורפים כמה נקודות למחשבה

להחליט מי מתקשר ולמי

מה יהיה המסר

ריכוז כל ההתחיבויות ללקוחות   ליצור תיעדוף בשלוש

קטגוריות : לקוחות לפי סדר חשיבות, סדר המסירה ללקוחות , היכולת לממש התחיבויות

להתחיל עם הקבוצה של התחייבויות שעונה על לקוח חשוב ומסירה קרובה וניתנת לביצוע

הנושא הזה יותר מרוכב ודורש התיחסות פרטנית ואתם מוזמנים לקבוע פגישה ללא תשלום

כדאי להתחיל ולעשות סדר

רשימת ספקים לפי חשיבות לתהליך העבודה בהתאם להתחייבויות שתעדפתם בתקופה זו

רשימת ספקים לפי היכולת שלהם לספק סחורה במידה ונדרש משלוח

רשימת ספקים לפי מועדי תשלום

הערכה כספית

 המצב המורכב דורש התייחסות פרטנית ונשמח לייעץ

בהבט הלוגיסטי  יש לוודא שיש באפשרותכם לשלם משכורות ולעמוד בכל המחוייביות

לרוב הפניה של לקוחות וספקים בארצות הברית תהיה לעובדים המקומיים. חשוב שהם יידעו מה ואיך לענות ויידעו אתכם בכל פניה שמעבר למהלך הרגיל של העסקים